Verwenden Sie die 80/20 Zeitverwaltungsregel, um Ihre Aufgaben zu priorisieren

Wie maximieren Sie Ihre Zeit? Verwenden Sie Zeitverwaltungsanwendungen? Planen Sie im Voraus und behalten Sie Ihren Zeitplan im Auge? Oder priorisieren Sie Ihre Aufgaben? Wenn Sie diese Dinge ausprobiert haben und immer noch Probleme haben, Ihre Zeit effektiv zu nutzen, benötigen Sie möglicherweise eine Änderung.

Die 80/20-Regel ist eine weitere Option für das Zeitmanagement und kann mit kleinen Anpassungen einfach die ideale Lösung sein.

Was genau ist die 80/20-Regel?

Die 80/20-Regel wird auch als Pareto-Prinzip bezeichnet. Das Konzept stammt vom italienischen Ökonom Vilfredo Pareto. Er bemerkte, dass 80 Prozent des Landes nur 20 Prozent der Bevölkerung besaßen. Dies veranlasste Pareto, dieses Ungleichgewicht weiter zu untersuchen und den Zusammenhang mit anderen Bereichen zu untersuchen.

Jahre später wendete ein Berater namens Joseph Juran dieses Konzept im Geschäftsleben an und nannte es das Pareto-Prinzip. Aus dem Economist online:

Juran hat das Prinzip auf die Qualitätskontrolle ausgedehnt und beispielsweise festgestellt, dass die meisten Fehler in der Produktion auf einen geringen Prozentsatz der Ursachen aller Fehler zurückzuführen sind - was er als bezeichnet hat “die lebenswichtigen und die trivialen viele.”

Laut Investopedia bedeutet dies:

• 80 Prozent des Umsatzvolumens entfallen auf 20 Produkte der Produktlinie.
• 80 Prozent des Umsatzes eines Unternehmens stammen von 20 Prozent der Kunden.
• 80 Prozent der Produktion eines Unternehmens stammen von 20 Prozent der Mitarbeiter.

Zeitmanagement ist die häufigste Verwendung des Pareto-Prinzips, da die meisten Menschen dazu neigen, ihre Zeit dünn zu verteilen, anstatt sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren.

In Anbetracht dessen, wenn Sie das Prinzip auf Zeitmanagement setzen, bedeutet dies, dass 80 Prozent Ihrer Leistung von nur 20 Prozent Ihrer Zeit stammen könnten. Nun stellt sich die Frage, wie schaffen Sie das? Hier sind vier Dinge, die Sie tun können.

Bewerten Sie häufig Ihre Aufgaben

Wenn 80 Prozent der Ergebnisse auf 20 Prozent des Aufwands entfallen, liegt es nahe, dass 80 Prozent der Auswirkungen von 20 Prozent Ihrer Aufgaben stammen. Identifizieren Sie also die 20 Prozent Ihrer Aufgaben, die zu 80 Prozent der gewünschten Ergebnisse führen.

Stellen Sie sich beim Überprüfen Ihrer Aufgaben folgende Fragen:

• Ist jede Aufgabe auf meiner Liste als dringend gekennzeichnet?
• Sind die Aufgaben auf meiner Liste in meinem Zuständigkeitsbereich oder gehören sie woanders hin??
• Verbringe ich zu viel Zeit für bestimmte Aufgaben??
• Gibt es Aufgaben, die ich delegieren sollte: Eine Führungskompetenz, um die Arbeitsbelastung zu reduzieren Delegierung: Eine Führungskompetenz, um die Arbeitsbelastung zu reduzieren Wenn Sie eine Führungsrolle innehaben, müssen Sie lernen, wie Sie die Arbeit delegieren. Wir bringen Ihnen die fünf Ws der Delegation bei: Wer, Was, Wann, Wo Und Warum. Weiterlesen ?
• Sind all diese Aufgaben wirklich zum Gesamtergebnis notwendig??

Bewerten Sie kontinuierlich Ihre Ziele

Ihre Ziele und Aufgaben sind möglicherweise miteinander verflochten, jedoch nicht immer. Einige können völlig getrennt sein. Denken Sie also über Ihre Ziele und die zur Erreichung dieser Ziele erforderlichen Aktivitäten nach. Denken Sie daran, dass 80 Prozent dieser Ziele mit nur 20 Prozent der erforderlichen Aktivitäten erreicht werden.

Machen Sie auch hier eine Bestandsaufnahme und sehen Sie, mit welchen 20 Prozent der Aktivitäten Sie die meisten Ihrer Ziele erreichen. Sehen Sie sich diese wenigen Beispiele an und prüfen Sie, ob Sie sich darauf beziehen können:

• Wenn ich heute zu spät arbeite (20-prozentige Aktivität), kann ich den Punkt auf meiner Aufgabenliste beenden, den Chef glücklich machen und morgen abnehmen (80-Prozent-Ziele)..
• Wenn ich heute zum Mittagessen an meinem Schreibtisch einen Salat mache (20-prozentige Aktivität), kann ich an dieser Aufgabe arbeiten, die Deadline einhalten und meinem Gewichtsabnahme-Ziel näher kommen (80-Prozent-Ziele)..
• Wenn ich regelmäßige Besprechungen plane (20 Prozent Aktivität), kann ich die Teamkommunikation verbessern, ein erfolgreicheres Projekt haben und eine bessere Führungskraft sein (80 Prozent-Ziele)..

Bestimmen Sie Ihre Hauptzeit

Jeder hat bestimmte Tageszeiten, zu denen er am produktivsten ist. Sie können Ihre beste Arbeit zwischen 9.00 Uhr und 11.00 Uhr erledigen. Oder Sie können zwischen 15 und 17 Uhr mehr erreichen. Wann fühlen Sie sich am energischsten, fokussiert und produktiv??

Bestimmen Sie, wann Ihre Hauptarbeitszeit ist. Entdecken Sie Ihre produktivsten Stunden mit dieser einfachen Methode. Entdecken Sie Ihre produktivsten Stunden mit dieser einfachen Methode. Bauen Sie Ihren perfekten Arbeitstag rund um Ihre Energie auf. Diese einfache Excel-Tabelle und ein paar Sekunden Arbeit pro Tag können Ihnen dabei helfen, Ihre Gewohnheiten zu ändern und mehr zu erledigen. Lesen Sie mehr und nutzen Sie es, um die 20 Prozent der Aufgaben und Ziele, die Sie identifiziert haben, zu bewältigen. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie Ihre produktivste Tageszeit für die Aufgaben und Aktivitäten aufwenden, die für die besten Ergebnisse erforderlich sind.

Ablenkungen erkennen und beseitigen

Ob Sie täglich ins Büro reisen oder von zu Hause aus arbeiten, Ablenkungen sind überall vorhanden. Diese unangenehmen, kleinen Unterbrechungen können zu Fokusverlust, verzögerten Aufgaben und einer allgemeinen Verringerung Ihrer Produktivität führen. Diese 10 Ablenkungen zerstören Ihre Produktivität. Diese 10 Ablenkungen zerstören Ihre Produktivität. Weiterlesen .

FreshBooks vermutet anhand des 80/20-Regelkonzeptes:

80 Prozent Ihrer Ablenkungen stammen aus 20 Prozent der Quellen.

Um diese Ablenkungen auf sich zu nehmen und sie zu beseitigen, müssen Sie sie zuerst identifizieren. Ihre Liste könnte ungefähr so ​​aussehen:

• Unmengen von E-Mails
• Eingehende Anrufe
• Ungeplante Besucher
• Durst oder Hunger
• Social-Media-Benachrichtigungen

Nachdem Sie Ihre Liste der Ablenkungen erhalten haben, überprüfen Sie sie und sehen Sie, welche Sie am meisten unterbrechen. Sie werden wahrscheinlich feststellen, dass nur zwei oder drei (20 Prozent) der Hauptteil (80 Prozent) des Problems sind. Integrieren Sie dann Möglichkeiten, um diese Unterbrechungen zu beseitigen. Hier sind ein paar Vorschläge:

• Blockieren Sie bestimmte Zeiten, um an E-Mails zu arbeiten.
• Lassen Sie nicht dringende Anrufe an die Mailbox weiterleiten.
• Schließen Sie Ihre Bürotür.
• Trinken Sie einen Snack und einen Snack.
• Bleiben Sie während der Arbeit von den sozialen Medien fern.

Haben Sie die 80/20-Regel ausprobiert?

Das Pareto-Prinzip kann in bestimmten Branchen und Anwendungen zum Erfolg führen, aber kann es für Sie funktionieren? Wenn Sie die 80/20-Regel ausprobiert haben: 4 Möglichkeiten, den Stress aus der Produktivität zu nehmen 4 Möglichkeiten, den Stress aus der Produktivität zu nehmen Mit ein paar gezielten Änderungen können Sie Ihre Produktivität durch Sprünge und Grenzen steigern. Wenden Sie diese einfachen Methoden auf Ihr Leben an und das Ergebnis ist, was Sie erwarten würden - bessere Arbeit mit weniger Aufwand. Lesen Sie mit viel Erfolg mehr, verwenden Sie es weiterhin? Wenn Sie dieses Konzept mit negativen Ergebnissen verglichen haben, wissen Sie, was schief gelaufen ist?

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